DAVIS DriveRight - Handbuch (Seite 10)

2 . 2 O r g a n i s a t i o n s s t r u k t u r
Das Definieren und Zuweisen von Fahrern und Fahrzeugen über die Organisationsstruktur ist ein
integraler Teil der Koordination und Analyse von Daten eines großen und komplizierten Fuhrparks.
Diese Programm wurde dazu entwickelt, um Berichte über den Fahrzeuggebrauch in verschiedenen
Bereichen, sowohl funktionell als auch geographisch, für große Organisationen zu erstellen. Bevor
Sie die Möglichkeiten der Organisationsstruktur benutzen können, müssen Sie erst die
Organisationsstruktur mit der Option Setup|Organisationsstruktur... definieren. Sobald die
Organisationsstruktur (drei Niveaus) definiert wurde, und Fahrer und Fahrzeuge bestimmten
Abteilungen der Organisation (Kombinationen von Niveau 1, Niveau 2 und Niveau 3) zugewiesen
wurden, können Sie Strukturberichte erstellen lassen.
Bemerkung: In der Organisationsstruktur können maximal drei Niveaus definiert werden. Die meisten
Fuhrparks sind jedoch wahrscheinlich in weniger als drei Niveaus unterteilt. Daher muß die
Programmstruktur dann angepaßt werden. Wenn das Unternehmen nur in ein oder zwei Niveaus
unterteilt ist, müssen die restlichen Niveaus als "N/A" oder "Unbenutzt" definiert werden, so daß das
Programm den Bericht trotzdem mit frei Niveaus erstellen kann. Das erste leere Niveau ist dann
Niveau 1, dann folgt Niveau 2, falls erforderlich.
Wichtig: Das Generieren der Strukturdaten geschieht anhand der Fahrt- und Tagesdaten. Die Teile
der Organisationsstruktur die in den Berichten angezeigt werden, betreffen nur die Kombinationen
der drei Niveaus den Fahrer, Fahrzeuge und Fahrten in der gewählten Berichtzeitspanne
zugewiesen wurden.
Das Definieren der Organisationsstruktur beginnt mit dem Zeichnen einer Baumstruktur, wobei das
Unternehmen oben an der Spitze steht, danach folgen die entsprechenden Unterniveaus bis hin zu
dem individuellen Fahrerniveau.
Ein Beispiel der zu definierenden Niveaus:
Niveaus Org. ABC Org. MNO Org. XYZ
Niveau 1 Branche Region (Unbenutzt oder N/A)
Niveau 2 Division Betrieb Land
Niveau 3 Gruppe Abteilung Abteilung
Jede Definition ist erlaubt, bedenken Sie jedoch immer, daß Niveau 1 das höchste Niveau ist, gefolgt
von Niveau2 und 3, und, daß alle Niveaus einen Namen bekommen müssen, auch, wenn sie nicht
benutzt werden.
Beispiel einer Organisationsstruktur: World Wide, Inc.
World Wide, Inc. (WWI) operiert weltweit und hat vier Basisniederlassungen: Venezuela, Dubai,
Nigeria und Australien. In jedem Land befinden sich zwei Tochterdivisionen: Exploration und Bohren.
Jede Division hat außerdem eine Technische Abteilung und eine Vetriebsabteilung.
In diesem Beispiel wird das Programm von dem Fuhrparkmanager benutzt, der sowohl für die
Technische Abteilung als auch für die Vertriebsabteilung in der Division Exploration in Venezuela
zuständig ist.
Zuerst definieren Sie die Organisationsstruktur des Unternehmens mit der Option
Setup|Organisationsstruktur... In diesem Beispiel ist der Name der Organisation "World Wide, Inc.".
Niveau 1 wird Land genannt, Niveau 2 wird Division genannt, und Niveau 3, das niedrigste Niveau,
wird Abteilung genannt.
Anschließend geben Sie die Namen für die Felder in jedem Niveau ein. In diesem Beispiel können
"Venezuela", "Dubai", "Nigeria", und "Australien" in Niveau 1 eingegeben werden. "Exploration" und
"Bohren" in Niveau 2, und "Technische Abteilung" und "Vertriebsabteilung" in Niveau 3.
Weisen Sie jedem Niveau eine einzigartige Ziffer zu. Achten Sie darauf, daß die Beschreibungen und
Ziffern von einer Person registriert werden und einzigartig in der ganzen Organisation sind. Wenn
dies nicht der Fall ist, werden die Informationen nicht zuverlässig sein, sobald sie an höhere Niveau
übertragen werden. In diesem Beispiel wird der Vertriebsabteilung die Ziffer 1 zugewiesen.